Schriftelijk vastleggen van afspraken? Het is van groot belang om afspraken, zowel in persoonlijke als zakelijke context, goed schriftelijk vast te leggen. Het gebeurd regelmatig dat mondeling gemaakte afspraken niet schriftelijk vastgelegd worden. Of dat afspraken onvolledig of onduidelijk worden vastgelegd. Het documenteren van afspraken/ overeenkomsten biedt niet alleen helderheid en zekerheid, maar het speelt ook een cruciale rol als bewijs in juridische procedures.
Waarom?
- Duidelijkheid
Schriftelijke afspraken bieden helderheid over de voorwaarden en verplichtingen van alle partijen. Door zaken zoals deadlines, betalingstermijnen, geleverde diensten of producten, en andere details vast te leggen, ontstaat er een duidelijk referentiepunt. Dit voorkomt verwarring, misverstanden of interpretatieverschillen in een later stadium.
- Minder discussies
Het komt regelmatig voor dat partijen na verloop van tijd niet meer helder voor ogen hebben wat er precies is afgesproken of zich de gemaakte afspraken heel anders herinneren. Een goede schriftelijke overeenkomst minimaliseert de kans op discussies en geschillen. Als de afspraken schriftelijk zijn vastgelegd kunnen partijen de afspraken nog eens nalezen en is de kans op misverstanden kleiner.
- Bewijs
Als afspraken alleen mondeling zijn gemaakt, dan is het moeilijk om te bewijzen in een gerechtelijke procedure welke afspraken precies zijn gemaakt. Hoe toon je mondelinge afspraken aan? Zulks is helemaal lastig als er geen getuigen aanwezig waren. Een schriftelijke overeenkomst kan in een juridische procedure als bewijs van gemaakte afspraken dienen. Dit maakt het makkelijker om een standpunt te onderbouwen en verdedigen. Een schriftelijke overeenkomst stelt een rechter immers in staat om gemakkelijk de afspraken vast te stellen.
Hoe?
Gemaakte afspraken kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst die door alle partijen wordt ondertekend, zoals bijvoorbeeld gebeurt bij een koopovereenkomst of een huurovereenkomst. Soms is het niet nodig om een hele overeenkomst op te stellen en kan simpelweg worden volstaan met het sturen van een bevestiging van de gemaakte afspraken. Dat kan per brief, per email of zelfs per Whatsapp. Belangrijk is wel dat duidelijk is wat er precies is afgesproken en dat de afspraken volledig worden vastgelegd.
Juridisch advies inwinnen bij het opstellen van schriftelijke overeenkomsten kan ook helpen om ervoor te zorgen dat afspraken juridisch afdwingbaar zijn.
Conclusie
Het goed schriftelijk vastleggen van afspraken is van groot belang. Het biedt duidelijkheid, het voorkomt geschillen en zorgt voor een goede bewijspositie in geval er een conflict ontstaat. Daarom is het cruciaal om de tijd te nemen om afspraken zorgvuldig, duidelijk en volledig te documenteren.
Meer weten, of een overeenkomst laten opstellen? Bel 055 3030000 of stuur een email naar Ellen@kantoordreef.nl