Frequent kortdurend verzuim kan een signaal zijn dat er meer speelt dan alleen een griepje. Als werkgever of leidinggevende is het belangrijk om hierover tijdig en zorgvuldig het gesprek aan te gaan. Maar hoe doe je dat op een manier die niet verwijtend is en ruimte biedt voor openheid? In dit artikel vind je een praktische leidraad voor het voeren van een verzuimgesprek én een lijst met open voorbeeldvragen die je helpen om het gesprek op een constructieve manier te voeren.
Wat is een verzuimgesprek?
Een verzuimgesprek is een gesprek tussen een medewerker en leidinggevende over het ziekteverzuim van die medewerker. Het doel is niet om te oordelen of te controleren, maar om samen te verkennen wat er speelt en wat er nodig is om duurzaam inzetbaar te blijven.
Bij frequent verzuim (meerdere keren kort ziek binnen een bepaalde periode) is het belangrijk om in een vroeg stadium in gesprek te gaan. Niet om de medewerker onder druk te zetten, maar om signalen op te vangen en ondersteuning te bieden waar nodig.
Leidraad voor het verzuimgesprek bij frequent verzuim
1. Bereid je goed voor
Bekijk het verzuimpatroon van de medewerker: hoe vaak, hoe lang, en op welke momenten. Vergelijk dit met het teamgemiddelde en signaleer opvallende patronen.
2. Verzamel relevante informatie
Gebruik gegevens uit het personeelsdossier, eerdere gespreksverslagen of signalen van HR. Houd rekening met privacy: medische informatie komt uitsluitend via de bedrijfsarts.
3. Plan een zorgvuldig gesprek
Nodig de medewerker persoonlijk uit. Wees transparant over het doel en wie er aanwezig zijn. Houd de groep klein (bij voorkeur alleen jij en de medewerker) om veiligheid en vertrouwen te waarborgen.
4. Open het gesprek op een neutrale toon
Start met een open vraag zoals: “Hoe gaat het met je?” Presenteer vervolgens op een feitelijke manier het verzuimoverzicht, zonder oordeel.
5. Benoem de gevolgen voor het werk
Bespreek de impact van het verzuim op het team, de werkplanning en de continuïteit. Wees begripvol en benadruk dat het gesprek bedoeld is om samen te zoeken naar oplossingen.
6. Verken samen de oorzaken
Geef ruimte aan het verhaal van de medewerker. Luister actief, vraag door, vat samen, en laat stiltes vallen. Verken of er factoren zijn – werkgerelateerd of privé – die bijdragen aan het verzuim.
7. Zoek samen naar werkbare oplossingen
Stimuleer de medewerker om zelf met suggesties te komen. Pas wanneer dat niet lukt, kun je zelf ideeën aandragen, zoals aanpassing van taken, coaching of contact met de bedrijfsarts.
8. Leg afspraken vast
Zet concrete afspraken op papier. Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer jullie opnieuw contact hebben. Laat beide partijen bevestigen dat ze akkoord zijn.
9. Plan een vervolggesprek
Plan een evaluatiemoment binnen vier tot zes weken. Dit helpt om vinger aan de pols te houden en bij te sturen waar nodig.
Voorbeeldvragen voor een niet-verwijtend verzuimgesprek bij frequent verzuim
Open vragen zorgen voor ruimte en veiligheid in het gesprek. Ze helpen de medewerker om zelf inzicht te geven in wat er speelt. Hieronder vind je voorbeeldvragen per gespreksfase.
🔹 Gesprek openen
- Hoe gaat het met je sinds je laatste werkdag?
- Hoe kijk je zelf terug op de afgelopen periode?
- Wat speelt er op dit moment bij jou, zowel op het werk als daarbuiten?
🔹 Verzuim bespreekbaar maken
- Wat valt jou zelf op aan het ziekteverzuim van de afgelopen maanden?
- Hoe beleef jij het verloop van je werk en afwezigheid in deze periode?
- Wat denk je dat hierin mogelijk een rol speelt?
🔹 Gevolgen bespreken
- Hoe denk jij dat je afwezigheid wordt ervaren binnen het team?
- Wat merk jij zelf aan je werk of taken als je weer terugkomt?
- Wat voor impact heeft dit alles voor jou persoonlijk?
🔹 Oorzaken verkennen
- Welke omstandigheden maken het voor jou soms lastig om te blijven werken?
- Wat zijn dingen op je werk waar je energie van krijgt? En wat kost je juist energie?
- Hoe ziet jouw situatie er op dit moment uit, thuis en op het werk?
🔹 Oplossingen onderzoeken
- Wat heb jij nodig om je werk goed te kunnen blijven doen?
- Welke ondersteuning zou jou kunnen helpen om verzuim te voorkomen?
- Als je zelf iets zou mogen aanpassen aan je werksituatie, wat zou dat zijn?
🔹 Afspraken maken
- Welke afspraken zouden jou helpen om het werk beter vol te houden?
- Wat spreken we concreet met elkaar af?
- Wanneer lijkt het jou goed om opnieuw in gesprek te gaan?
Tot slot
Een goed verzuimgesprek is géén beoordelingsgesprek. Het is een uitnodiging tot dialoog. Door zonder oordeel, met open vragen en oprechte interesse het gesprek aan te gaan, leg je de basis voor wederzijds begrip en duurzame inzetbaarheid.
Wil je ondersteuning bij het voeren van een verzuimgesprek bij frequent verzuim of het opzetten van een effectieve verzuimaanpak binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met onze advocaten in Apeldoorn op!
Wilt u informatie over het verzekeren van verzuim? Kijk dan eens op de website van Sazas!