Soms doet een werkgever er goed aan om een werknemer een officiële waarschuwing te geven. Voor veel werkgevers is het onduidelijk wanneer zo’n waarschuwing op zijn plaats is en wat er in moet staan. In dit artikel leest u alles wat u moet weten over het geven van een officiële waarschuwing aan een werknemer.
Wat is een officiële waarschuwing?
Een officiële waarschuwing is een schriftelijke berisping die een werkgever aan een werknemer geeft wanneer de werknemer zich niet aan de regels houdt of iets doet dat echt niet door de beugel kan. Hiermee wordt duidelijk gemaakt het gedrag van de werknemer onacceptabel is en dat herhaling ernstige gevolgen kan hebben, zoals schorsing of ontslag.
Wanneer wordt een officiële waarschuwing gegeven?
Werknemers maken wel eens fouten. Niet elke fout of incident vraagt om een officiële waarschuwing. Toch zijn er situaties waarin het verstandig is om een officiële waarschuwing te geven. Denk aan:
- Agressief gedrag of intimidatie op de werkvloer
- Herhaald te laat komen of verzuimen
- Niet opvolgen van instructies of afspraken
- Inbreuk op interne regels of beleid (zoals kledingvoorschriften, veiligheid, gedragscode)
Wettelijke eisen
De wet schrijft niet voor wanneer een werkgever een officiële waarschuwing moet geven of hoe een officiële waarschuwing eruit moet zien. Het is niet verplicht eerst een mondelinge waarschuwing te geven.
Zorg voor heldere regels binnen uw bedrijf
Een officiële waarschuwing kan alleen standhouden als duidelijk is dat de werknemer een regel heeft overtreden. Zorg daarom dat regels die gelden binnen het bedrijf goed zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in:
- Het personeelshandboek
- De arbeidsovereenkomst
- De cao of aanvullende arbeidsvoorwaarden
- Bedrijfsprotocollen en/of gedragscodes
Belangrijk is wel dat de werknemers ook bekent zijn met deze documenten.
Wat moet er in een officiële waarschuwing staan?
Een goede officiële waarschuwing werknemer bevat minimaal de volgende onderdelen:
1. Omschrijving van het incident
Beschrijf duidelijk wat er is gebeurd, wanneer en waar. Houd het feitelijk en zakelijk.
2. Reactie van de werknemer
Heeft er een gesprek plaatsgevonden? Noteer daarin of de werknemer het incident erkent, ontkent of toelicht.
3. Verwijzing naar eerdere waarschuwingen
Geef aan of er eerder gesprekken, opmerkingen of waarschuwingen zijn geweest. Dit toont aan dat het gedrag niet op zichzelf staat.
4. Benoemen van overtreden regels
Verwijs naar concrete regels uit het personeelshandboek, reglement of cao die zijn overtreden.
5. Gevolgen bij herhaling
Laat weten wat de sancties zijn bij een volgende overtreding. Denk aan schorsing of ontslag op staande voet.
Hoe geeft u de waarschuwing?
Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk om te kunnen bewijzen dat de werknemer de officiële waarschuwing heeft ontvangen. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden, zoals:
- Overhandigen en ondertekening voor ontvangst
- Verzenden via aangetekende post
Bewaar een kopie in het personeelsdossier van de ondertekende brief en het verzendbewijs.
Conclusie
Een officiële waarschuwing stelt duidelijke grenzen voor een werknemer.
Meer weten over een officiële waarschuwing? Neem contact op met onze advocaten in Apeldoorn!