De zomervakantie is in zicht. Veel werknemers hebben hun vakantie al gepland en verlof daarvoor aangevraagd bij hun werkgever. Het bijhouden van een goede verlofadministratie is essentieel voor elke werkgever. Een correcte en gedetailleerde administratie helpt niet alleen om discussies en onnodige kosten te voorkomen bij het einde van een dienstverband, maar is ook een wettelijke verplichting.
Artikel 7:641 Burgerlijk Wetboek (BW)
In artikel 7:641 BW staan de verplichtingen van werkgevers omtrent vakantiedagen. Volgens lid 1 van dit artikel heeft een werknemer bij het einde van zijn arbeidsovereenkomst recht op uitbetaling van het saldo van niet-opgenomen vakantiedagen.
Lid 2 van artikel 7:641 BW bepaalt verder: “De werkgever is verplicht aan de werknemer een verklaring uit te reiken waaruit blijkt over welk tijdvak de werknemer bij het einde van de arbeidsovereenkomst nog aanspraak op vakantie heeft.”
Dit betekent dat de werkgever verplicht is om een accurate administratie bij te houden van zowel de opgebouwde als de opgenomen vakantiedagen. De werkgever moet niet alleen bijhouden hoeveel dagen de werknemer heeft opgebouwd en hoeveel dagen de werknemer heeft opgenomen. De werkgever moet ook bijhouden of het gaat om wettelijke vakantiedagen of bovenwettelijke vakantiedagen en wanneer de opgebouwde vakantiedagen vervallen.
Risico’s onvolledige administratie
Als een werknemer bij uitdiensttreding claimt nog recht te hebben op uitbetaling van vakantiedagen, de bewijslast van het tegendeel bij de werkgever ligt. Indien de werkgever deze claim niet met gedocumenteerde bewijsstukken kan weerleggen, zal de claim van de werknemer doorgaans worden toegewezen. Een onvolledige of incorrecte administratie kan dus leiden tot aanzienlijke financiële risico’s. Bij onenigheid over het aantal resterende vakantiedagen is het immers de werkgever die aan het kortste eind trekt indien de werkgever geen sluitend bewijs kan leveren. Dit kan resulteren in onvoorziene kosten voor de werkgever bij de uitbetaling van vakantiedagen. Met het bijhouden van een goede verlofadministratie kan dit worden voorkomen.
Opstapelen van ongebruikte vakantiedagen voorkomen
Als werkgever wil je voorkomen dat een werknemer ongebruikte vakantiedagen opspaart. Dit kan je op de volgende manieren doen.
- Stimuleren van opnemen verlof: Moedig werknemers actief aan om hun vakantiedagen op te nemen. Dit kan door regelmatig gesprekken te voeren en te plannen wanneer vrije dagen worden opgenomen.
- Informatievoorziening: Wijs werknemers op de wettelijke verval- en verjaringstermijnen van vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen hebben een verjaringstermijn van vijf jaar. Als werkgever ben je verplicht werknemers in de gelegenheid te stellen de vakantiedagen op te nemen voor ze vervallen en je bent ook verplicht de werknemers te informeren en waarschuwen voor het vervallen van hun vakantiedagen.
- Periodieke Uitbetaling: Om te voorkomen dat bovenwettelijke vakantiedagen zich opstapelen, kan de werkgever met werknemers overeenkomen om deze dagen periodiek uit te betalen. Dit kan alleen met bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen mogen gedurende de looptijd van het dienstverband niet worden uitbetaald.
- Verplichte Vrije Dagen: Werkgevers kunnen in de arbeidsovereenkomst vastleggen dat bepaalde dagen verplicht vrij zijn, bijvoorbeeld bij bedrijfssluitingen rondom feestdagen zoals de dag na Hemelvaartsdag, goede vrijdag of tussen Kerst en Oud & Nieuw.
Hoe om te gaan met te veel opgenomen verlof
In de wet is niet bepaald dat de werkgever de mogelijkheid heeft om te veel opgenomen vakantiedagen te verrekenen met de eindafrekening. Als werkgever doe je er daarom verstandig aan om goed op te letten of een werknemer voldoende vakantiedagen heeft als hij verlof aanvraagt en het aangevraagde verlof af te wijzen als hij onvoldoende vakantiedagen heeft. Daarnaast is het verstandig om in de arbeidsovereenkomst op te nemen dat de werkgever recht heeft om te veel opgenomen vakantiedagen te verrekenen met de eindafrekening. Doe je dit niet dan mag je te veel opgenomen vakantiedagen namelijk niet verrekenen met de eindafrekening.
Conclusie
Het bijhouden van een goede verlofadministratie is niet alleen een verplichting voor de werkgever maar ook een praktische noodzaak.
Meer weten? Neem dan contact met ons op!