AI op de werkvloer is allang geen toekomstmuziek meer. Steeds meer werknemers gebruiken ChatGPT, Copilot en andere AI-tools om hun werk sneller en efficiënter uit te voeren. Dat levert kansen op, maar ook nieuwe arbeidsrechtelijke en privacyrechtelijke vragen.
“Beste ChatGPT, schrijf een reactie op deze klacht van een inwoner. Hieronder de volledige correspondentie inclusief naam, adres, BSN, telefoonnummer en medische gegevens.”
Klik. Verzenden. Koffie halen. En weer door naar de volgende taak.
Klinkt absurd? Misschien. Maar minder absurd dan veel werkgevers denken.
Welkom in de nieuwe werkelijkheid
Steeds meer werknemers gebruiken AI-tools zoals ChatGPT, Copilot en Gemini tijdens hun werk. Vaak gebeurt dat niet omdat de werkgever dat heeft opgedragen, maar omdat werknemers ontdekken dat hun werk sneller, makkelijker en soms zelfs beter kan. Een beleidsmedewerker gebruikt AI om een memo op te stellen, een HR-medewerker laat een conceptwaarschuwing schrijven, een jurist vraagt om een samenvatting van een dossier en een communicatieadviseur laat AI een persbericht opstellen. Op zichzelf is daar weinig mis mee. Totdat iemand iets invoert wat daar eigenlijk niet thuishoort.
De ambtenaar die door AI op de werkvloer wel erg efficiënt werd
Stel je voor. Jan werkt bij een gemeente en werkt drie dagen per week vanuit huis. Zijn mailbox loopt over. Er liggen bezwaarschriften, klachten van inwoners en verzoeken op grond van de Wet open overheid. Op een dag ontdekt Jan ChatGPT. Geweldig. Waar hij vroeger een uur nodig had voor een conceptreactie, doet AI dat in vijf minuten. Een memo waar eerst een halve dag in ging zitten, staat nu binnen twintig minuten op papier.
Na enkele weken wordt Jan steeds enthousiaster. Hij plakt volledige e-mails in ChatGPT, daarna complete dossiers en vervolgens bezwaarschriften inclusief namen, adressen, telefoonnummers en medische informatie. Want AI werkt nu eenmaal beter als je alle context geeft. Dat klopt. Maar juridisch gezien ontstaat nu een klein probleempje. En met klein bedoel ik: potentieel een ramp.
Ondertussen gebeurt er nog iets anders. Jan wordt steeds productiever. Sterker nog: na enkele maanden heeft hij zijn werkzaamheden zo slim ingericht dat hij zijn werk grotendeels afrondt in een kwart van de tijd die daarvoor nodig was. Zijn mailbox is bijgewerkt, de rapportages zijn af, de deadlines worden gehaald en zijn leidinggevende is tevreden.
En Jan? Die heeft ineens opvallend veel vrije tijd.
De vraag is alleen: van wie is die tijd eigenlijk?
Mag Jan die tijd gebruiken om thuis een wasje te draaien, boodschappen te doen, zijn oude moeder te bezoeken of de hond uit te laten? Of moet hij zijn leidinggevende vertellen dat hij dankzij AI nog maar een kwart van zijn tijd nodig heeft voor zijn werkzaamheden en dus beschikbaar is voor andere taken?
Veel werknemers zullen denken: mijn werk is af, de kwaliteit is goed, de deadlines worden gehaald en niemand heeft ergens last van. Wat is dan precies het probleem?
Veel werkgevers zullen daar heel anders naar kijken. Die betalen immers niet alleen voor een eindresultaat, maar ook voor de beschikbaarheid, inzetbaarheid en arbeid van een werknemer gedurende de overeengekomen werktijd.
En precies daar ontstaat een interessant spanningsveld. Want als AI ervoor zorgt dat een werknemer hetzelfde werk in tien uur kan doen waarvoor vroeger veertig uur nodig waren, wat koopt een werkgever dan eigenlijk? Tijd? Aanwezigheid? Kennis? Beschikbaarheid? Of uitsluitend resultaat?
Het zijn vragen waarop het arbeidsrecht nog geen uitgekristalliseerde antwoorden heeft. Maar dat deze discussie de komende jaren steeds vaker gevoerd zal worden, lijkt onvermijdelijk.
Waarom dit juridisch gevaarlijk is
Veel werknemers realiseren zich niet dat informatie die zij invoeren in een AI-tool mogelijk buiten de eigen organisatie terechtkomt. Wanneer persoonsgegevens, medische gegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie worden gedeeld, kunnen direct allerlei juridische vragen ontstaan. Is er sprake van verwerking van persoonsgegevens? Is de AVG nageleefd? Is er een verwerkersovereenkomst? Waar worden de gegevens opgeslagen? Mag deze informatie überhaupt worden gedeeld met een externe AI-dienst? Zijn er voldoende beveiligingsmaatregelen getroffen?
Bij overheden komt daar nog een extra dimensie bij. Gemeenten verwerken grote hoeveelheden gevoelige persoonsgegevens en de normen voor zorgvuldigheid liggen hoog. Een medewerker die “even snel” een dossier in een AI-tool plakt, kan onbedoeld een datalek veroorzaken.
Maar AI verbied je toch niet?
Nee. Dat zou ongeveer hetzelfde zijn als internet verbieden omdat iemand een phishingmail kan openen. AI verdwijnt niet meer. Sterker nog: organisaties die AI op de werkvloer verstandig inzetten zullen waarschijnlijk efficiënter werken dan organisaties die het volledig blokkeren. Het probleem zit niet in de technologie. Het probleem zit meestal in het ontbreken van spelregels.
De meeste organisaties lopen achter
Veel werkgevers hebben inmiddels een thuiswerkregeling, een internetprotocol, een socialmediabeleid en een gedragscode. Maar opvallend vaak ontbreekt een AI-beleid, terwijl werknemers dagelijks AI op de werkvloer gebruiken. Soms openlijk, soms stiekem en vaak zonder precies te weten welke risico’s daaraan verbonden zijn. Veel werkgevers weten niet eens welke AI-tools binnen hun organisatie worden gebruikt, laat staan welke informatie daarin wordt ingevoerd.
Wat werkgevers nú zouden moeten regelen
Werkgevers doen er verstandig aan beleid op te stellen voor AI op de werkvloer: welke informatie nooit mag worden ingevoerd, hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie, wie verantwoordelijk blijft voor AI-gegenereerde teksten en hoe toezicht plaatsvindt. Daarnaast is training essentieel. Niet omdat werknemers onverstandig zijn, maar omdat de technologie sneller verandert dan de gemiddelde organisatie kan bijhouden.
En hoe zit het arbeidsrechtelijk?
Ook daar ontstaan interessante vragen. Wat als een werknemer vertrouwelijke informatie invoert in een AI-systeem? Is sprake van verwijtbaar handelen? Kan een waarschuwing volgen? Mag een werkgever controleren of AI wordt gebruikt? Moet een werknemer melden dat hij zijn werk grotendeels door AI laat uitvoeren? En wat gebeurt er als één medewerker dankzij AI het werk van drie collega’s blijkt te kunnen doen?
Het zou mij niet verbazen als rechters zich de komende jaren steeds vaker over dit soort vragen moeten uitspreken. De technologische ontwikkeling gaat namelijk aanzienlijk sneller dan de wetgeving en rechtspraak kunnen bijhouden.
Conclusie
AI op de werkvloer is geen toekomstmuziek meer. Het gebeurt nu. Dagelijks. En meestal zonder kwade bedoelingen. Maar tussen een handig hulpmiddel en een juridisch probleem zit soms slechts één geplakte e-mail.
Misschien is de belangrijkste vraag daarom niet óf werknemers AI gebruiken.
Misschien is de belangrijkste vraag of werkgevers weten hoeveel werk AI inmiddels voor hun werknemers doet.
En nog belangrijker: weten zij welke informatie daarvoor wordt gebruikt?
Over de auteur
Mr. Christa Dreef is advocaat en MfN-registermediator en gespecialiseerd in arbeidsrecht en arbeidsmediation. Zij begeleidt werkgevers en werknemers bij arbeidsconflicten, verzuimvraagstukken en veranderingen op de werkvloer. Daarbij ziet zij steeds vaker hoe nieuwe technologieën, zoals AI, nieuwe juridische en organisatorische vraagstukken met zich meebrengen.