Privacyverklaring en kantoorklachtenregeling

Privacyverklaring en kantoorklachtenregeling

Privacyverklaring

Kantoor Dreef, advocatuur en bemiddeling (Kantoor Dreef)vindt het belangrijk u duidelijkheid te geven over de manier waarop met uw persoonsgegevens wordt omgaan. Daarom wordt u in deze verklaring op de hoogte gebracht over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel en hoe daarmee wordt omgaan. Door gebruik te maken van deze website en diensten van Kantoor Dreef, gaat u akkoord met deze privacyverklaring.

Toepasselijkheid

Deze verklaring geldt voor alle personen van wie Kantoor Dreef persoonsgegevens verwerkt, waaronder (potentiële) cliënten, bezoekers van de website, ontvangers van nieuwsbrieven en/of commerciële e-mails, alle andere personen die contact opnemen met Kantoor Dreef. Voor partners, werknemers, uitzendkrachten, inleenkrachten, student-stagiaires en sollicitanten geldt deze verklaring niet.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Kantoor Dreef verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan haar heeft verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan de website en/of het lezen van nieuwsbrieven, danwel persoonsgegevens die Kantoor Dreef heeft ontleend aan andere bronnen, zoals het Handelsregister en Social Media platforms.

Doeleinden

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

  • Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische diensten door onze advocaten, alsmede facturatie van die diensten.
  • Het nakomen van wettelijke verplichtingen.
  • Het onderhouden van contact met u.
  • Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties.
  • Het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken.
  • Het verbeteren en beveiligen van de website.
  • Toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging.

Welke gegevens worden geanalyseerd:

Interactiegegevens: persoonsgegevens verkregen uit contact tussen Kantoor Dreef en u. Bijvoorbeeld over uw gebruik van de website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is tussen Kantoor Dreef en u.

Gedragsgegevens: persoonsgegevens die Kantoor Dreef verwerkt over uw gedrag, zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften aan de hand uw surfgedrag op de website, het lezen van nieuwsbrieven of doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruikt Kantoor Dreef alleen met uw toestemming, die u altijd weer kunt intrekken.

Rechtsgrond

Kantoor Dreef verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

  • Toestemming
  • Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
  • Wettelijke verplichting
  • In verband met een gerechtvaardigd belang

Verwerkers

Kantoor Dreef kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in haar opdracht persoonsgegevens verwerken. Kantoor Dreef sluit met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

Persoonsgegevens delen met derden

Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseert Kantoor Dreef met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.

Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van de onderneming of de verkoop van (een deel van) de onderneming.

Hyperlinks en buttons

De website bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Kantoor Dreef niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Evenmin is Kantoor Dreef verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.

Cookies

Via de websites van Kantoor Dreef kunnen verschillende cookies worden geplaatst: functionele (noodzakelijke) cookies, analytische cookies, alsmede cookies gerelateerd aan social media opties.

Cookies zijn kleine (tekst)bestanden die een webpaginaserver bij bezoek aan een webpagina op uw computer, tablet of ander elektronische apparaat (hierna “computer”) plaatst. Doordat een cookie op uw computer staat, kan de webpaginaserver uw computer herkennen. Een cookie kan geen programma’s starten of virussen verspreiden. Cookies hebben een bepaalde geldigheidsduur vanaf het moment dat ze op een computer worden geplaatst. Nadat de geldigheidsduur verstrijkt, wordt de cookie verwijderd door uw browser. Voor sommige cookies is de duur van de browsersessie de geldigheidsduur, maar er zijn ook cookies die langer geldig blijven zodat ze ook bij een volgend bezoek aan onze website kunnen worden uitgelezen. Voor zover Kantoor Dreef met behulp van cookies persoonsgegevens van u verzamelt, verwerkt zij die conform deze privacyverklaring.

U kunt uw browser zo instellen dat er geen cookies worden opgeslagen, u elke cookie kan toestaan of weigeren of dat alle cookies verwijderd worden bij het afsluiten van uw browser.

Cookies worden geplaatst op elke computer waarmee u websites bezoekt. Wilt u helemaal geen cookies meer ontvangen, dan dient u de instellingen aan te passen op alle computers die u gebruikt.

Let wel, als u cookies weigert en/of verwijdert, is dit ook van invloed op de strikt noodzakelijke cookies. Dit kan de mogelijkheden beperken om de websites van Kantoor Dreef of onderdelen daarvan te gebruiken.

Contactgegevens

Kantoor Dreef B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan Deventerstraat 474, 7325 XW Apeldoorn. Telefonisch kunt u ons bereiken op 055 3030000 of per mail: info@kantoordreef.nl. Voor vragen over deze privacyverklaring en/of de wijze waarop kantoor Dreef uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen op voornoemd nummer/mailadres. Indien u geen prijs stelt op informatie over onze producten of diensten, dan vernemen we dit graag van u.

Wijzigingen

Kantoor Dreef behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen kennis kunt nemen.

 

Kantoorklachtenregeling

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

– klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

– klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

– klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

 

Artikel 2 toepassingsbereik

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Kantoor Dreef en de cliënt.
  2. Iedere advocaat van Kantoor Dreef draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

 

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

 

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Kantoor Dreef heeft via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Rechtbank Gelderland locatie Zutphen.

 

Artikel 5 interne klachtprocedure

  1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. C.M. Dreef of mr. E.J.M. Brocatus, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
  2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
  4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

 

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

 

Artikel 7 verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
  2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
  3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
  4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie

  1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
  2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
  3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
  4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.