Social media van sollicitanten checken

Deze week was in het nieuws dat er in het tweede kwartaal van 2021 meer vacatures dan werklozen waren. Veel bedrijven zijn dus op zoek naar personeel. Het is tijdens de zoektocht naar een geschikte kandidaat erg verleidelijk om kandidaten even op internet op te zoeken en hun social media account te checken.  Dit mag echter niet zomaar.

Als een bedrijf een kandidaat op internet opzoekt of de social media kanalen van een kandidaat checkt dan is er sprake van de verwerking van persoonsgegevens.

Een bedrijf moet een geldige grondslag hebben voor de verwerking van persoonsgegevens.  In de wet staan de volgende 6 grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

• De persoon om wie het gaat heeft toestemming gegeven.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken omdat dit wettelijk verplicht is.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te oefenen.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om uw gerechtvaardigde belang te behartigen.

Afhankelijk van de organisatie en de aard van de functie kan een bedrijf een gerechtvaardigd belang hebben bij het opzoeken van een kandidaat op internet of social media. Als het bedrijf geen gerechtvaardigd belang heeft mag het bedrijf sollicitanten alleen opzoeken als ze een andere grondslag daarvoor hebben, zoals bijvoorbeeld toestemming van de sollicitant. Over het algemeen wordt echter aangenomen dat in een arbeidsverhouding toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens niet vrijelijk wordt gegeven omdat er geen sprake van een gelijkwaardige verhouding. Ook als een sollicitant toestemming heeft gegeven mag je dus niet zomaar de kandidaat opzoeken op internet.

Als er al een geldige grondslag bestaat voor het opzoeken van een kandidaat op internet of social media dan moet je die kandidaat hierover informeren. Dit kan bijvoorbeeld door dit in de vacaturetekst vermelden. Ook dient de sollicitant achteraf te worden geïnformeerd over de gevonden informatie, ongeacht of de kandidaat wordt aangenomen of niet.

De gegevens van een kandidaat die niet wordt aangenomen mogen niet langer dan 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden bewaard.

Heeft u vragen over wat u wel en niet mag doen in een sollicitatieprocedure neem dan contact op met Ellen Brocatus via het telefoonnummer 055 3030000 of per email: ellen@kantoordreef.nl