Gegevens in personeelsdossier
Regelmatig krijgen wij de vraag welke gegevens er bewaard dienen te worden in het personeelsdossier van een werknemer. In het personeelsdossier mogen alleen gegevens worden opgenomen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. Het doel van een personeelsdossier is het bewaren van gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren.
In het personeelsdossier kunnen de volgende gegevens worden opgenomen, voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst:
- Persoonlijke gegevens (stamkaart)
- Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat
- Bank- of gironummer
- Sollicitatiebrief en CV
- Kopieën van diploma’s
- Getuigschriften
- Eventuele verklaring van goed gedrag
- Kopie van identiteitsbewijs
- BSN-nummer
- Werkvergunning (bij een buitenlandse medewerker)
- Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
- Ondertekend personeelshandboek of huishoudelijk reglement
- Eventuele wijzigingen van de arbeidsovereenkomst
- Loonbelastingverklaring
- Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
- Onkostenvergoedingen
- Bonusregeling
- Regeling auto van de zaak
- Documenten over verstrekte bedrijfseigendommen
- Functieomschrijving
- Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Eventuele verbeterplannen
- Afspraken over opleidingen
- Gevolgde cursussen en opleidingen
- Berispingen, waarschuwingen
- Ziek- en hersteld meldingen (geen medische gegevens)
- Vakantieregistratie
- Re-integratiedossier (probleemanalyse, plan van aanpak, evaluatie plan van aanpak/wijzigingen plan van aanpak, eerstejaarsevaluatie, eindevaluatie, WIA aanvraag)
Het is niet toegestaan gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. Ook medische informatie is ten strengste verboden.
Wilt u meer informatie over het bewaren van gegevens in het personeelsdossier en de bewaartermijnen van de gegevens, neem dan contact op met Ellen Brocatus, via het telefoonnummer: 055 3030000 of per email: ellen@kantoordreef.nl